In der heutigen Zeit sind flexible Arbeitsplatzgestaltungen wie offene Grundrisse und gemeinschaftliche Arbeitsbereiche häufiger anzutreffen als vor einem Jahrzehnt, als die meisten Büros aus Einzelbüros bestanden.
Insbesondere mit der zunehmenden Einführung hybrider Arbeitsmodelle finden sich Büroleiter oft in der herausfordernden Position wieder, sowohl die Arbeit vor Ort als auch die Remote-Arbeit zu ermöglichen und gleichzeitig einen Arbeitsplatz zu schaffen, den die Mitarbeiter gerne aufsuchen. Hier kommen die Büroplanung und das Flächenmanagement ins Spiel.
Büroplanung ist der Prozess der Gestaltung und Organisation von Büroflächen, um eine effiziente und funktionale Arbeitsumgebung zu schaffen. Es beinhaltet die Planung der räumlichen Anordnung von Arbeitsplätzen, Büromöbeln, Gemeinschaftsbereichen und anderen Elementen, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen und die Produktivität und das Wohlbefinden zu steigern.
Bei der Büroflächenplanung geht es darum, den physischen Büroplatz zu analysieren, zu verfolgen und zu verwalten. Mit Hilfe von Tools zur Geschäftsflächenplanung können Sie einen flexiblen Arbeitsplatz schaffen und Erkenntnisse darüber gewinnen, wie die Mitarbeiter den Raum nutzen möchten, um ihn zu verbessern.
Büroplanung ist der Prozess der Gestaltung und Organisation von Büroflächen, um eine effiziente und funktionale Arbeitsumgebung zu schaffen.
In diesem Beitrag werden die Grundlagen der Büroflächenplanung behandelt und erläutert, wie Sie mit Hilfe von Planungstools einen Arbeitsplatz schaffen können, an dem Ihre Mitarbeiter erfolgreich sind, unabhängig davon, wie sie arbeiten möchten.
Inhaltsverzeichnis:
Warum ist die Büroplanung wichtig?
Die Büroflächenplanung beinhaltet das Verständnis dafür, wie die Mitarbeiter Ihren Raum nutzen, und das Treffen strategischer Designentscheidungen, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden - angefangen bei der Raumaufteilung und Beleuchtung bis hin zu Sitzplatzanordnungen und Besprechungsräumen.
Das Ergebnis davon sind:
- Weniger verschwendeter Büroplatz
- Eine angenehmere und reaktionsfähige Arbeitsumgebung
- Mehr Zusammenarbeit
- Kreativität, Produktivität und Wohlbefinden
- Energieeffizienz
- Eine blühende Unternehmenskultur vor Ort
Eine effektive Büroplanung ist ein Gewinn für Mitarbeiter, Büroleiter und das Unternehmen als Ganzes. In einer immer flexibler werdenden Arbeitswelt stehen herkömmliche Büros nun im Wettbewerb mit Home-Offices, Co-Working-Spaces und sogar Cafés.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie einen von den Mitarbeitern genutzten Raum schaffen können, der auf ihre Bedürfnisse eingeht, produktiv ist, die Vorfreude auf die Arbeit weckt und die Unternehmenskultur fördert.
Tipp Nr. 1 zur Büroplanung: Bewerten Sie Ihren Raum
Wenn Sie alle Möglichkeiten für Grundrisse und Raumgestaltung in Betracht ziehen, sollten Sie ein gutes Gespür dafür haben, was realistisch umsetzbar ist. Dazu gehört sowohl das Verständnis, wie die Mitarbeiter Ihren vorhandenen Raum nutzen, als auch die Überlegung, welche realistischen Veränderungen Sie vornehmen können.
Sie können verfolgen, wie die Mitarbeiter Ihren Arbeitsplatz im Laufe der Zeit nutzen, indem Sie Daten aus Tools wie Hot-Desking-Software, Konferenzraumbuchungssoftware und Ihrem Besuchermanagementsystem verwenden. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, Büroverbesserungen vorzunehmen, um Ihr Team zu unterstützen.
Ein Beispiel: Wenn Ihre Küche die Hälfte der Fläche einnimmt, aber niemand sie nutzt, und die Besprechungsräume nur ein Viertel der Fläche einnehmen, aber täglich ausgebucht sind, ist es an der Zeit, einige Raumveränderungen vorzunehmen.
In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, Büroboxen in Betracht zu ziehen. Telefon Kabine, Work- und Meetingboxen können eine äußerst flexible und hilfreiche Lösung darstellen. Diese Lösung bietet verschiedene Vorteile. 4 Vorteile der Bereitstellung von Telefonboxen für das Büro
Telefon-, Work- und Meetingboxen können eine äußerst flexible und hilfreiche Lösung darstellen.
Betrachten Sie den Raum selbst kritisch und denken Sie darüber nach, was realistisch möglich ist. Während Sie möglicherweise im ersten Jahr der Raumplanung nicht gleich mehrere Wände einreißen können, können Sie möglicherweise Beleuchtungselemente austauschen, um eine bessere Atmosphäre zu schaffen.
Tipp Nr. 2 zur Büroplanung: Verwenden Sie die richtigen Tools
Flächenmanagement-Tools sollten nahtlos mit Ihren anderen Arbeitsplatz-Tools integriert werden, um Ihren Mitarbeitern ein flexibles Arbeitsumfeld zu bieten. Bei der Planung Ihres physischen Büroplatzes sollten Sie darüber nachdenken, wie die Tools die Umgebung für die Mitarbeiter ergänzen und Ihr Verständnis für die Raumnutzung verbessern können.
Hier sind vier Arten von Arbeitsplatzsystemen, die nahtlos zusammenarbeiten sollten:
- Ein Besuchermanagementsystem sorgt für Sicherheit an Ihrer Rezeption und gewährt Ihren Mitarbeitern Zugang, während es Ihrem Unternehmen Einblicke darüber gibt, wer wann ein- und ausgeht.
- Die Software zur Buchung von Konferenzräumen erleichtert es den Mitarbeitern, Besprechungsräume zu finden und zu reservieren, um ein reaktionsschnelles Vor-Ort-Erlebnis zu ermöglichen. Sie zeigt Ihnen auch, wie die Räume genutzt werden, damit Sie die Räumlichkeiten optimieren können. (Ist es an der Zeit, den großen Konferenzraum in kleinere Besprechungsräume aufzuteilen? Sollten kleinere Besprechungsräume für größere Meetings geöffnet werden?)
- Die Buchungssoftware für flexible Arbeitsplätze stellt sicher, dass Mitarbeiter vor Ort einen Arbeitsplatz haben, an dem sie planen und zusammenarbeiten können. Sie gibt Ihnen auch Einblick, wo und wie die Mitarbeiter am liebsten arbeiten.
- Flächenplanungstools helfen dabei, neue Ideen für die Arbeitsplatzgestaltung mit Grundrissplanung und 3D-Modellierung umzusetzen.
Möchten Sie mehr erfahren? In dieser Seite zur Büroplanung diskutieren wir, Tipps und Anleitungen zur Büroplanung, um ein nahtloses, flexibles Arbeitsumfeld zu schaffen.
Der Arbeitsplatz verändert sich im Laufe der Zeit, und Büros müssen flexibel sein und berücksichtigen, wie sie mit Mitarbeitern unterschiedlicher Generationen genutzt werden, die unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf Work-Life-Balance haben.
Tipp Nr. 3 zur Büroplanung: Einbeziehung der Mitarbeiter
Sie sind sich nicht sicher, wie Sie Ihren Arbeitsplatz zu einem Ort machen können, an dem die Mitarbeiter gerne arbeiten? Fragen Sie sie! Bevor Sie Entscheidungen treffen, versenden Sie eine Umfrage, um die Präferenzen der Mitarbeiter zu verstehen. Kommunizieren Sie proaktiv alle Raumveränderungen. Sie können sogar interessierte Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Je mehr Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, ihren eigenen Raum neu zu gestalten, desto mehr werden sie sich in ihm engagieren wollen.
Die Möglichkeit für Mitarbeiter, sich an Verbesserungen am Arbeitsplatz zu beteiligen, kann ein effektiver Ansatz sein, um ihr Wohlbefinden zu fördern. (Harvard Business Review)
Tipp Nr. 4 zur Büroplanung: Akustik - Das oft übersehene Element für ein produktives Arbeitsumfeld
Die Vorteile einer guten Akustik werden oft übersehen, wenn Räume wie Büros, Klassenzimmer und Besprechungsräume gestaltet werden. Ein akustisch optimierter Raum hat viele Vorteile und bietet endlose Gestaltungsmöglichkeiten.
Eine gute Raumakustik ist entscheidend für die Schaffung einer komfortablen und produktiven Arbeitsumgebung. Einige der Vorteile einer guten Akustik sind:
Verbesserte Sprachverständlichkeit: Eine angemessene Schallabsorption reduziert Nachhall und Hintergrundgeräusche, was die Verständlichkeit von Gesprächen und Meetings verbessert.
Höhere Konzentration der Mitarbeiter: Eine gute Akustik minimiert störende Geräusche, die die Konzentration beeinträchtigen können. Mitarbeiter können sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren und sind weniger abgelenkt.
Zufriedenere Mitarbeiter: Eine angenehme und ruhige Arbeitsumgebung trägt zu einem gesteigerten Wohlbefinden der Mitarbeiter bei. Durch eine angenehme Akustik fühlen sich die Mitarbeiter wohler und sind insgesamt zufriedener mit ihrem Arbeitsplatz.
Steigerung der Mitarbeiterproduktivität: Eine reduzierte Geräuschkulisse und eine bessere Konzentrationsfähigkeit führen zu einer gesteigerten Produktivität der Mitarbeiter. Sie können effizienter arbeiten und ihre Aufgaben schneller erledigen.
Privatsphäre zwischen Büros: Eine gute Raumakustik sorgt dafür, dass Gespräche in einem Büro nicht in benachbarte Büros übertragen werden. Dies gewährleistet die Privatsphäre und verhindert, dass vertrauliche Informationen unbemerkt gehört werden.
Verbesserte Telefonarbeit im Großraumbüro: In einem offenen Büro kann es schwierig sein, Telefonate zu führen, da der Lärmpegel hoch sein kann. Eine gute Akustik reduziert den Schallpegel und ermöglicht eine effektive Kommunikation am Telefon.
Akustik-Meeting- und Telefonboxen spielen eine wichtige Rolle bei der Bürogestaltung. Sie machen das Büro nicht nur flexibler, sondern verbessern auch die Akustik. Diese schallisolierten Kabinen bieten den Mitarbeitern die benötigte Ruhe für Telefonate, Videokonferenzen und konzentriertes Arbeiten. Durch den Einsatz dieser Boxen können störende Geräusche minimiert und eine produktive Arbeitsumgebung geschaffen werden.
Für weitere Informationen zu diesem Thema empfehlen wir Ihnen, die folgenden Beiträge zu lesen:
Es ist wichtig, bei der Büroplanung die Akustik im Blick zu behalten und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um eine angenehme Klangumgebung zu schaffen. Dazu gehören die Verwendung von schallabsorbierenden Materialien, die Positionierung von Trennwänden und Schallschutzelementen sowie die Integration von akustischen Decken und Wandverkleidungen.
Glücklicherweise haben wir hier bei Smart Akustik Lösungen geschaffen, die sowohl flexibel als auch leicht zu bewegen sind. Wenn Sie sich also entscheiden, Ihr Büro umzuziehen oder umzugestalten, sind unsere nachhaltigen Lösungen eine langfristige Investition und behalten zusätzlich ihren Designwert und ihre gesundheitlichen Vorteile für die kommenden Jahre.
Tipp Nr. 5 zur Büroplanung: Bringen Sie dauerhafte grüne Schönheit in Ihr Arbeitsumfeld mit Moos und Pflanzenbildern.
Die Einbeziehung von Pflanzen und natürlicher Vegetation in Büroflächen kann eine erfrischende und ansprechende Atmosphäre schaffen. Grüne Pflanzen tragen zur Verbesserung der Luftqualität bei. Sie schaffen eine beruhigende und stressreduzierende Umgebung, die das allgemeine Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter steigern kann.
Eine praktische Alternative zur Integration von lebenden Pflanzen in Ihrem Büro sind konservierte Moos- und Pflanzenbilder. Diese speziell behandelten Pflanzen benötigen keine Bewässerung, Pumpen oder zusätzliche Beleuchtung. Sie sind einfach selbst zu montieren und erfordern keinerlei Pflege.
Durch die Konservierungstechnik behalten die Pflanzen ihre natürliche Farbe und Frische über einen langen Zeitraum. Sie können dauerhaftes Grün in Ihr Büro bringen, ohne sich um regelmäßige Pflege kümmern zu müssen.
Darüber hinaus bieten konservierte Moos- und Pflanzenbilder einen zusätzlichen Vorteil: Sie dienen auch als schöner Schallschutz. Neben ihrer ästhetischen Wirkung verbessern sie das Raumklima und tragen durch ihre schallabsorbierenden Eigenschaften zu einer ruhigen Arbeitsatmosphäre bei. Insbesondere großflächige Installationen können dazu beitragen, bis zu 50% des Schalls zu absorbieren und so für eine angenehme akustische Umgebung in Ihren Büroräumen zu sorgen.
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Die Berücksichtigung des Journey Designs bei der Bürogestaltung und -planung
Das Journey Design spielt eine wichtige Rolle bei der frühen Bürogestaltung. Es geht über die Betrachtung der Reise vom Eingang des Gebäudes zu Ihrem Schreibtisch hinaus und darüber, wie Sie dorthin gelangen könnten.
Das Journey Design befasst sich damit, das Erlebnis in jedem Teil des Gebäudes unter Berücksichtigung aller Sinnesfaktoren zu verstehen. Wie werden die Menschen mit dem Gebäude interagieren? Wie wird ihre Erfahrung sein und wie werden sie das Unternehmen wahrnehmen? Diese Fragen gelten sowohl für Mitarbeiter als auch für Besucher.
Die meisten Büros können in verschiedene Zonen unterteilt werden:
Ankunfts- oder Eingangsbereich:
Der erste Zugang zum Büro sowohl für Mitarbeiter als auch für Besucher. In größeren Bürogebäuden könnten Mitarbeiter einen alternativen Eingang haben. Der Eingang ist oft einladend und öffentlich zugänglich.
Besucher- oder öffentlicher Bereich:
Der Besucherbereich ist der Ort, an dem Meetings stattfinden, sei es in einem formellen Besprechungsraum oder in einem Café. Der Besucherbereich umfasst Mitarbeiter und Personen, die nicht für das Unternehmen arbeiten. In größeren Büros werden die Besucherbereiche in der Regel von den Hauptarbeitsbereichen der Mitarbeiter getrennt gehalten.
Arbeitsbereich:
Der Arbeitsbereich ist nur für Mitarbeiter zugänglich und umfasst in der Regel Büro-/Schreibtischflächen, Besprechungsräume und die Kernfunktionen des Unternehmens.
Sozialbereich:
Der Sozialbereich ermöglicht informellere Meetings, Erfrischungen und andere Aktivitäten, die nicht für den Arbeitsbereich geeignet sind. Wie Mitarbeiter und Besucher durch diese Zonen reisen, sollte sorgfältig bedacht werden.
Indem man das Journey Design in die Bürogestaltung einbezieht, kann man ein angenehmes und effizientes Arbeitsumfeld schaffen, das den Bedürfnissen der Mitarbeiter und Besucher gerecht wird.
Überlegungen zur Bürogestaltung
Der folgende Abschnitt gibt allgemeine Tipps und Hinweise für eine gute Bürogestaltung. Einige der unten genannten Vorschläge hängen von der Größe und Art des zu gestaltenden Büros ab.
Barrierefreiheit und Inklusion
Alle Standards für barrierefreies Design sollten erfüllt und möglichst übertroffen werden. Eine inklusive und zugängliche Bürogestaltung gewährleistet, dass das Büro von einer breiten und vielfältigen Bevölkerung genutzt werden kann. Dabei sollten sowohl sichtbare als auch unsichtbare Behinderungen berücksichtigt werden und die Räume so gestaltet sein, dass sie ohne Unterstützung genutzt werden können. Es sollten Räume und Einrichtungen bereitgestellt werden, die eine Trennung, Segregation oder unnötige Anstrengung vermeiden.
Flexibilität
Wie bereits erwähnt, sind Büros sich ständig wandelnde Umgebungen. Das Design muss die Flexibilität beinhalten, um sich an Veränderungen der Organisation anzupassen. Modulare Designs, die vielseitig einsetzbar sind, können dabei helfen, diese Veränderungen zu ermöglichen. Das Design kann auch Optionen für einfache Upgrades im Zuge technologischer Fortschritte beinhalten.
Sicherheit
Je nach Art und Standort des Büros sind Sicherheitsmaßnahmen oft ein wichtiger Aspekt. Der Zugang zum Gebäude selbst sollte einladend und ohne Hindernisse sein, aber es ist oft notwendig, einen sicheren Zugang zu den nicht öffentlichen Bereichen zu integrieren. Dies sollte diskret geschehen und die Möglichkeit bieten, je nach Bedarf Upgrades oder Änderungen vorzunehmen.
Technologie
Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Organisation. Die digitale Infrastruktur muss frühzeitig in das Design integriert werden, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten. Auch hier muss die Technologie so organisiert und gestaltet sein, dass Upgrades mit minimaler Störung möglich sind.
Wohlbefinden der Mitarbeiter
Die Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeiter kann viele Formen annehmen. Die Arbeit ist ein wichtiger Teil unseres Lebens, und es ist wichtig, dass die Mitarbeiter Unterstützung erhalten und die Möglichkeit und Annehmlichkeiten haben, sich zu entfalten. Wenn ein Mitarbeiter körperlich und geistig fit ist, ist er eher engagiert und motiviert am Arbeitsplatz.
Schaffen Sie ein Büro, das komfortabel ist und eine gesunde Arbeitsumgebung bietet, zusammen mit guter Innenraumluftqualität und einer Mischung aus natürlicher und mechanischer Belüftung. Gestalten Sie Einrichtungen zum Nachdenken und stellen Sie sicher, dass Beleuchtung, Akustik und Farben den Stress reduzieren.
Fazit
Bürogestaltung ist ein großes Thema, und wir haben hier nur an der Oberfläche gekratzt. Der Arbeitsplatz verändert sich im Laufe der Zeit, und Büros müssen flexibel sein und berücksichtigen, wie sie mit Mitarbeitern unterschiedlicher Generationen genutzt werden, die unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf Work-Life-Balance haben. Diese Überlegungen beinhalten auch das Verständnis, welche Arten von Räumen in einer Büroumgebung erforderlich sind, da viele Menschen heute nicht den ganzen Tag an einem Ort nur ihren Desktop-Computer oder Laptop verwenden. Wir hoffen, dass dieser Blog-Beitrag Ihnen einige Einblicke gibt, wie Sie Ihre eigene Reise zur Gestaltung eines idealen Arbeitsplatzes beginnen können!
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